I. Introducere

     În principiu, succesul oricărei activităţi derivă din două surse: oameni (cei care o desfăşoară şi cei care beneficiază de aceasta) şi bani. Aceste surse trebuie foarte bine gestionate, pe baza unor campanii si programe integrate in tactica organizaţiei.

     Deoarece procurarea resurselor financiare reprezintă o necesitate permanentă, se impune o planificare exactă a strategiei şi a tacticilor care urmează sa fie aplicate de către organizaţie (experienţa altor organizatii este, deseori, de foarte mare ajutor).

Inainte de a începe orice eforturi de a obţine fonduri de la alţii, stabiliţi exact motivele pentru care aveţi nevoie de acesti bani, destinaţiile pe care ii vor urma ei in activitatea organizaţiei. Dacă nu primesc explicaţii convingatoare cu privire la modul de utilizare a banilor oferiţi, puţini donatori rămîn dispuşi să sprijine financiar organizaţia dumneavoastră.

Odată depăşită această etapă, trebuie realizat un plan - foarte bine structurat - al activităţii de strîngere de fonduri. Trebuie incluse informaţii despre:

1. Potenţialii donatori;
2. Grupurile donatoare şi estimarea sumelor care ar putea fi donate de fiecare grup;
3. Identificarea şi dezvoltarea unor motive convingatoare pentru care fiecare donator ar raspunde favorabil solicitării de fonduri (ţinînd cont, fireste, de particularitatile fiecărui grup donator);
4. Metodele cele mai potrivite (adaptate situaţiei fiecarui grup donator) pentru resolicitarea donatorilor deja verificaţi;
5. Suma disponibilă zilnic pentru desfasurarea activităţilor de procurare de fonduri.

Acest plan trebuie completat de o atitudine cît mai corectă a fiecarui membru al echipei care se ocupa de strîngerea de fonduri, care trebuie sa ştie - în fiecare clipă - că:

• activitatea organizaţiei din care face parte - activitatea fiecaruia din colegii lui - se sprijina pe programul de strîngere de fonduri;
• activitatea de strîngere de fonduri este o activitate dificilă care trebuie desfasurată in mod continuu;
• strîngerea de fonduri este o activitate firească şi necesară, nu o munca "înjositoare", ea presupune îndemanare, pricepere, consecvenţă şi responsabilitate, încredere în colegii de echipa şi în puterea celor care conduc activitaţile propuse. Un element esenţial îl reprezintă convingerea că activitatea pentru care solicitaţi fonduri este foarte necesară şi poate fi dusă la bun sfarsit de organizaţia dumneavoastră.

     II. Reguli generale

În organizarea şi desfaşurarea activităţilor de strîngere de fonduri, experienţa a evidenţiat o serie de reguli cu caracter general:

1. Solicitaţi fonduri ori de cate ori aveţi nevoie, pentru că nimeni nu va da dacă nu cereţi.
   Activitatea unei organizaţii nu se poate baza pe rarele cazuri cand donatorii se manifestă din proprie iniţiativă (chiar şi în aceste cazuri, este necesară promovarea organizaţiei, pentru a anunţa activităţile desfaşurate şi cele planificate).
2. Fiţi precişi în cererile dumneavoastră.
   Stabiliţi exact ce şi cît cereţi. Stabiliţi exact cum veţi utiliza sprijinul solicitat.
3. Căutaţi donatori corespunzatori.
   Unii oameni sunt mult mai deschisi să sprijine anumite activităţi decît alţii.
4. Reamintiţi donatorilor promisiunile făcute.
5. Divizaţi activitatea de strîngere de fonduri.
   Astfel, membrii echipei se pot concentra asupra acţiunilor care le revin.
   Incercaţi să le oferiţi, pe rînd, posibilitatea să desfasoare acţiuni diferit; astfel poate fi evitată monotonia şi pot fi puse in valoare mai bine abilităţile fiecarui membru al echipei.
6. Mulţumiţi donatorilor frecvent şi în public.
   Mulţumirile adresate personal sunt, de asemenea, extrem de importante.
7. Explicaţi donatorilor cum aţi utilizat ajutorul primit.
   Astfel va fi evitată orice suspiciune de utilizare nepotrivită, ineficientă sau incorectă.
   Pentru o relaţie pe termen lung între organizaţia dumneavoastră şi donator, astfel de schimburi periodice de informaţii sunt esenţiale.
8. Ca orice altă activitate, strîngerea de fonduri se realizează mult mai usor prin exerciţiu.
   Adaptaţi şi aplicaţi experienţa altora, experimentaţi, studiaţi, exersaţi continuu.

III. Planul programului de strîngere de fonduri

     Planul pentru strîngerea de fonduri trebuie sa descrie obiectivele urmărite, strategia propusă pentru atingerea acestora - cu un plan de acţiune cît mai flexibil - termenele limită, bugetul programului.

     Cînd planificaţi strîngerea de fonduri, aveţi în vedere atît bani cît şi alte forme de sprijin (de exemplu, servicii de tipul spaţiilor pentru întîlniri, echipamente pentru închiriere, transport sau publicitate).

     De regulă, un plan de succes pentru strîngerea de fonduri impune solicitarea sprijinului cît mai multor persoane, de cît mai multe ori şi pe cît mai multe căi. În acest scop, trebuie urmărite cateva etape importante:

A. Realizarea unei liste cu posibili donatori

     1. O persoană poate deveni donator daca are, mai întîi de toate, o cale legală de a contribui şi, în al doilea rînd, o motivaţie suficientă.
     Pentru realizarea unei liste cît mai complete trebuie utilizat ajutorul tuturor celor din jur: colegi din cadrul organizaţiei, prieteni, rude. Lista trebuie să cuprindă cîteva informaţii relevante: dacă este vorba de un donator cunoscut sau de unul prezumtiv, eventualele reacţii anterioare la solicitări similare, motivele pentru care ar fi dispuşi să doneze fonduri, de cine şi cand au fost propusi, persoane de contact, alte informaţii utile.
     Drept punct de plecare pentru realizarea listei dumneavoastră de donatori potenţiali, puteţi utiliza informaţii oferite de persoanele care desfăşoară sau au desfăşurat astfel de acţiuni, organizaţiile sau asociaţiile profesionale ale oamenilor de afaceri, cataloagele unor firme sau cele publicate cu ocazia unor manifestari (expoziţii, congrese). Aveţi în vedere necesitatea completării şi îmbunătăţirii permanente a listei realizate.

     2. După realizarea listei, donatorii potenţiali identificaţi trebuie ierarhizaţi în funcţie de nivelul de contribuţie anticipat.
Lista poate fi impartită, de exemplu, în:

·         donatori foarte mici;

·         donatori mici;

·         donatori mijlocii;

·         donatori mari;

·         donatori deosebit de generoşi.

     În acest moment, pot fi determinaţi o serie de indicatori esenţiali pentru programul de strîngere de fonduri:

1.      Suma de bani totală pe care o poate asigura lista realizată şi suma care poate fi obţinută într-o perioadă determinată - astfel puteţi stabili, în continuare, cît de agresivă trebuie sa fie campania de strîngere de fonduri;

2.      Realismul planului de buget al activităţii pentru care solicitaţi fondurile şi măsura în care poate fi acoperit prin strîngerea de fonduri;

3.      Costul programului de strîngere de fonduri.

Pe această bază, poate fi determinată:

·         metoda cea mai potrivită de a obţine fondurile;

·         gradul de realism al obiectivelor organizaţiei dumneavoastre.

     Aceste informaţii trebuie prezentate echipei manageriale a programului de strîngere de fonduri, astfel încît sa fie posibilă eventuala revizuire a strategiei adoptate.

B. Identificarea şi dezvoltarea unor motivaţii convingătoare pentru a obţine fondurile

     1. Se poate începe prin realizarea unei liste de motivaţii posibile.
Folosind informaţii privind activităţile desfasurate şi cele care urmează sa fie desfasurate, va fi elaborat un anunţ general pentru programul de strîngere de fonduri.

     2. Pe baza listelor realizate anterior, se trece la contactul direct cu donatorii.
Trebuie oferite informaţii despre planurile organizaţiei şi modul lor de punere în aplicare, astfel încît donatorii să aibă posibilitatea de a alege după preferinţe.
Nu promiteţi lucruri pe care nu le puteţi realiza.
Arătaţi donatorilor în ce fel îşi servesc propriile interese prin ajutorul pe care îl acordă (de ex: contribuie la crearea unui sistem financiar echilibrat, apară dreptul la proprietate, ajută persoane nevoiaşe). Solicitaţi sprijin personal - din partea donatorului contactat - dar utilizaţi şi scrisori sau telefoane de recomandare, aranjarea de întîlniri cu alţi posibili donatori.                                      

     Înainte de a lua decizia de a sprijini organizaţia dumneavoastră, donatorul va avea o serie de întrebări. Aceste intrebări trebuie anticipate într-o măsură cît mai mare, astfel încît să fie pregatite răspunsuri adecvate. Toate informaţiile prezentate trebuie să fie plauzibile, toate opiniile trebuie sa fie credibile.
     Donatorul trebuie sa fie convins că organizaţia dumneavoastră are un program bine conceput şi oamenii potriviţi care să o conducă, iar banii nu vor fi risipiţi. Fiecare donator trebuie să primeasca periodic un buletin informativ care să conţină un raport al activităţii organizaţiei din ultima perioadă.

C. Odată programul de strîngere de fonduri demarat în condiţii bune, trebuie analizate posibilităţile de dezvoltare.

     Dintre variantele posibile, trebuie alese soluţiile optime - punînd în balanţă, în principal, costul acţiunii şi fondurile care vor fi obtinute ca rezultat al desfăşurării acesteia.

D. Pasul final in dezvoltarea planului presupune respectarea exactă a programului stabilit.
Greutăţile care se întrevăd pot fi depăşite, prin perseverenţă şi experienţă.

IV. Activitatea de strîngere de fonduri

     Pe parcursul derulării programului de procurare de fonduri poate apărea situaţia în care fondurile disponibile pentru organizare se dovedesc insuficiente (fondurile disponibile au fost rău distribuite sau au fost obţinute prea tîrziu, în sumă mai mică sau deloc, iar evenimentul nu a putut fi pregatit cu suficienţă atenţie).

     Pentru evitarea acestor situaţii, echipa managerială a programului de strîngere de fonduri trebuie să analizeze periodic modul de desfăşurare a activităţii de strîngere de fonduri, precum şi exactitatea bugetelor cheltuite şi preconizate, termenul de execuţie al acestora în funcţie de derularea activităţilor. Pentru ca activitatea de strîngere de fonduri să reuşească, este nevoie de oameni (echipa care se ocupă de strîngerea de fonduri şi donatorii) şi de un sistem de management performant.

A. Echipa

     Activitatea de strîngere de fonduri necesită oameni cu aptitudini pentru astfel de activităţi şi care sunt instruiţi. Fiecare din membrii echipei de strîngere de fonduri trebuie să înţeleagă importanţa activităţii pe care o desfasoară.
     Cei care se ocupa de strîngerea de fonduri vor da greş, cu siguranţă, de mai multe ori decît vor avea succes dar, după fiecare eşec, vor învăţa să o ia de la început, pentru că întreaga organizaţie depinde de puterea lor de a învăta din fiecare eroare.
     O astfel de activitate nu e deloc usoară. Pentru a putea fi menţinut un nivel ridicat al motivaţiei, fiecare persoană implicată în activitatea de strîngere de fonduri trebuie sa fie informată despre programul organizaţiei, bugetul de cheltuieli planificat si justificarea detaliată a obiectivelor şi modalităţilor de utilizare a resurselor obţinute. Lipsa de loialitate trebuie judecată cu atenţie, trebuie aplicate măsuri disciplinare, pentru că aceste persoane reprezintă în mod direct organizaţia dumneavoastră în faţa celor care pot să o sprijine.

B. Donatorii

     Pentru că într-un plan de strîngere de fonduri nu se urmareşte schimbarea oamenilor, ci "valorificarea" disponibilităţii anumitor persoane faţa de o organizaţie sau faţă de anumite activităţi, este obligatorie studierea cît mai detaliată a celor cărora le este solicitat sprijinul.

Donatorii pot fi conduşi de motivaţii legate de:

• Rezultatele estimate ale activităţii pentru care se solicită sprijinul, care corespund cu dorinţe şi aşteptări personale;
• Interese particulare: organizaţia solicitantă creează convingerea că poate sprijini, la rîndul ei, donatorul;
• Presiunea socială: donatorul contribuie pentru că o persoană din anturajul său apropiat a facut acelaşi lucru;
• Forma în care a fost realizată solicitarea.

     Succesul sistematic în activitatea de strîngere de fonduri poate fi asigurat numai dacă depuneţi efortul de a înţelege, mai întîi, motivul pentru care donatorul ar putea să raspundă solicitărilor dumneavoastră.

C. Sistemul de management

     In principiu, sistemul de management se sprijină pe o bază de date (mai exact o bancă de date care conţine mai multe baze de date) şi pe un sistem de monitorizare.

Banca de date. Pentru organizarea informaţiilor de interes pentru organizaţie, este recomandată utilizarea calculatorului. Informaţiile colectate trebuie să se refere atît la donatorii care finanţează activitatea organizaţiei, cît şi la posibilii donatori identificaţi.

     Informaţiile trebuie să cuprindă cel puţin numele complet a fiecarui donator, modalităţi de contactare, sume deja acordate sau estimate. Se recomandă şi includerea unor detalii foarte utile pentru viitoarele activităţi de strîngere de fonduri (persoana care a recomandat donatorul, motivaţii anterioare, colaborarea anterioară cu donatorul etc.). În plus, informaţiile trebuie actualizate şi completate ori de cîte ori este necesar.

 Sistemul de monitorizare. Sistemul de monitorizare este esenţial pentru cunoaşterea modului în care se derulează programul de strîngere de fonduri. Foarte utile sunt informaţiile pe care fiecare membru al echipei le furnizează în legatură cu propria activitate. Bineînţeles, trebuie menţinută o comunicare permanenta cu celelalte departamente din cadrul organizaţiei, pentru a putea stabili cu exactitate care sunt necesităţile lor şi ce sprijin pot primi.

V. Tehnici de strangere de fonduri

Cele mai utilizate tehnici de strîngere a fondurilor sunt următoarele:

A. Solicitarea personală;
B. Solicitarea telefonică;
C. Solicitarea prin poştă;
D. Solicitarea prin mass-media.

A. Solicitarea personală

     Întîlnirile personale constituie cea mai convingatoare tehnică de strîngere de fonduri, eficientă şi - de cele mai multe ori - nu necesită investiţii speciale. Deoarece este o tehnică dificilă, este utilizată în general pentru abordarea donatorilor mari.

     O întîlnire pentru o solicitare personală trebuie pregatită foarte bine. În acest scop trebuie parcurse cateva etape:

1. Identificarea potenţialilor donator

2. Stabilirea persoanei care va realiza contactul cu donatorul potenţial

3. Dezvoltarea motivelor

4. Programarea şi întreţinerea contactului

5. Prezentarea organizaţiei şi a activităţilor

6. Întîlnirea

7. Multumiri

     Întîlnirile personale cu donatorii mijlocii sau mici respectă aceeaşi cronologie generală.
În astfel de cazuri, însă, solicitantul nu trebuie reprezentat de către persoane importante din conducerea organizaţiei, este suficient un grup de oameni bine pregătiţi şi care au darul convingerii.

B. Solicitarea telefonică

     Această tehnică este utilizată, de obicei, în relaţiile cu donatorii mijlocii şi mici. Tehnica poate fi utilizată în mai multe forme:

1. Telefoane directe: dacă aveţi la dispoziţie o bancă de date pentru donator.  Poate fi folosită şi ca un mod de "testare a pieţei", în cazul în care se folosesc liste de donatori potenţiali.

2. Telefoane după scrisoare: după trimiterea unei scrisori de solicitare unui donator de la care nu aţi primit răspuns, puteţi da telefoane pentru a vă asigura că acesta a primit informaţiile dumneavoastră. Este un mod subtil de a afla dacă doreşte să vă ajute sau nu şi care sunt motivele sale.

3. Telefoane de reamintire: dupa primirea unui răspuns favorabil din partea unui donator care a promis că va sprijini organizaţia dumneavoastră.

4. Telefoane pentru resolicitări: în cazul donatorilor vechi sau a celor deosebit de amabili.

     Persoanele care vor da telefoane trebuie sa aiba o voce placută, sa fie calmi şi politicoşi. Între anumite limite, poate fi foarte util un set de formulare pentru diferite situaţii care pot aparea în conversaţii.

C. Solicitarea prin poştă

      Această tehnică poate fi folosită mai ales în cazul re-solicitărilor şi poate fi utilizată de cîteva ori pe an în cazul donatorilor mici si mijlocii. Tehnica poate fi un mod de prospectare în vederea întocmirii sau completării listei de donatori.

     Solicitarea prin poştă necesită un mare volum de muncă, necesită un timp mai îndelungat pînă la atingerea unor rezultate importante şi presupune costuri mai ridicate.
Dacă aveţi in vedere şi utilizarea acestei tehnici, aveţi in vedere şi următoarele aspecte:

1. Abilităţile necesare pentru realizarea unor scrisori reuşite;
2. Existenţa unui număr suficient de donatori, care pot transforma efortul dumneavoastră într-un succes pe termen lung.

Solicitarea prin poştă poate fi utilizată în mai multe feluri în activitatea organizaţiei:

C.1.  Programul de resolicitare
     În acest caz este esenţială menţinerea la zi a băncii de date care cuprinde informaţiile privind donatorii. Trebuie să cunoaşteţi numele sau denumirea exactă, adresa, telefonul, data ultimei contactări, rezultatul ei, suma obtinuţă, modul în care aţi multumit.

C.2.  Programul de prospectare

Recomandări:

- Scrisoarea trebuie să aiba un stil cît mai personal: întrebaţi oamenii cu care lucraţi dacă cunosc pe cineva de pe listă şi care sunt problemele acestuia;
- Focalizati motivatia;
- Descrieţi activităţile dumneavoastră, încercînd să arătaţi în ce mod, sprijinindu-vă, se ajută pe ei înşişi;
- Fiţi foarte explicit, explicînd exact ceea ce doriţi şi modul în care veţi utiliza fondurile primite;
- Argumentaţi importanţa şi urgenţa situaţiei pe care doriţi să o corectaţi, pentru a stimula o reacţie rapidă;
- Fiţi concis: de regulă, oamenii se plictisesc repede;
- Folositi un post-scriptum: uneori, acest paragraf este citit întîi dar, de obicei, este citit cu atenţie. Solicitaţi ceva important cu aceasta ocazie;
- Folosiţi acest prilej pentru a testa şi a îmbunătăţi imaginea organizaţiei;
- Însoţiţi mesajul de un plic timbrat şi cu adresa, prin care donatorul vă poate raspunde la cîteva întrebări.

     Folosiţi hîrtie şi plicuri de calitate bună, dacă se poate chiar tiparite, pentru a sugera respectul de care se bucura posibilii donatori.

C.3. Programul de monitorizare a rezultatelor

     Rezultatele trebuie monitorizate permanent, pentru a avea o imagine cat mai corectă a efectului activităţii dumneavoastră.
Utilizati informatii precum:

1. Lista destinatarilor;
2. Data trimiterii scrisorilor;
3. Codul scrisorii (dacă utilizaţi diferite tipuri de scrisori);
4. Numărul de răspunsuri (telefonice, prin poştă);
5. Numărul de contribuţii (după destinatar, pe zi, săptamînal);
6. Totalul contribuţiilor;
7. Procentul de contribuţie;
8. Răspunsuri negative;
9. Răspunsurile la întrebări;
10. Observaţii asupra celor care au răspuns;
11. Alte informaţii necesare sau utile.

Pe această bază, puteţi elabora recomandări pentru activităţile ulterioare.

D. Solicitarea prin mass-media

     Este o modalitate mai simplă, care nu implică un efort prea mare, dar care are rezultate greu de estimat; este utilizată, uneori, ca o metodă auxiliară.

     În cazul utilizării acestei tehnici se recomandă consultarea unor persoane de specialitate.
Mesajul transmis prin mass-media trebuie să fie foarte concis şi să indice, cu exactitate, cine cere, pentru ce cere şi modul prin care cei care doresc pot ajuta organizaţia solicitantă.

     Este recomandată indicarea unor modalităţi de contactare directă a organizaţiei dumneavoastră. În acest fel, aveţi posibilitatea de a identifica motivele pentru care donatorii au luat decizia de a răspunde pozitiv mesajului dumneavoastră; aceste informaţii sunt utile în dezvoltarea unor motive noi în strîngerea de fonduri.

VI. Concluzie

     Desi deseori foarte anevoioasă, munca de strîngere de fonduri este plină de satisfacţii. Chiar dacă la început puteţi avea parte de eşecuri, perseveraţi - abilitatea se dobîndeşte numai prin exerciţiu!